西安ISO9001认证整个过程中都应对文件的有效版本进行控制，主要有以下4个环节：

　　1、ISO9001认证的文件目录。应建立一个文件控制清单，用于标识文件现行版本的状态，并可随时得到它。文件清单就是指各类文件目录，这个目录应标明现行有效版本的版次、修改码。用某个文件与目录加以对照，就可鉴别出是否有效版本。如果没有ISO9001质量认证文件清单，则应建立一个相应的ISO9001的文件控制程序。

　　2、文件发放，在对ISO9001质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所，均应得到相关文件的有效版本。这就要求制定一个各类文件的发放规定，以明确哪些部门应该得到此类文件。然后，应按规定发放，并留下发放记录。在这方面，许多企业只注重了企业内部的文件管理，但对相关方(如供方) 所持有的文件却未能实施管理。应当注意文件不宜滥发，只发给"需要使用者"，而不是发给"想要得到者"。这样做不仅可节约纸张，而且能便有效版本的跟踪管理工作量最小化。

　　3、ISO9001文件收回。应从所有发放和使用文件的场所，及时撤出作废文件。最稳妥的办法是将全部作废文件收回。然而，这样有时有些困难，工作量很大。因此，允许采用其他方式进行控制，只要能确保不发生误用即可。如有的企业接受OEM市场的订货，这时图样由需方提供，每一次都按生产指令下达任务并附有加工图样。一旦该生产指令完成，有关文件即宣告作废，因而图样的管理都是一次性的。有的公司的工作场所和供方分布在国内、外各个地区，实难做到全部文件收回，但是要确保文件修改通知单或换版的新文件能送达，在异地接到换版文件或通知单后能及时加以修订即可。

　　4、ISO9001作废文件标识。为了适应法律要求和积累知识所保留的任何已作废的文件，均应加以标识。无论文件是保留在档案室、职能部门或使用者个人手中，都应标识，加上诸如 "作废"或 "参考"等标志。