组织的文件的发放和使用管理，应遵循西安ISO9001认证文件管理程序，并做好以下几点：

　　1、文件的发放由归口的主管部门按该文件的发放范围进行发放，并作好“文件发放(回收)记录表”记录，领取文件者应签名，同时应收回原作废或失效文件(第一次发放的除外)。

　　2、文件的领用，由领用人提出，经部门负责人审核后，管理性文件由管理者代表批准，技术性文件由主管部门负责人批准后领取。

　　3、在对ISO9001认证体系有效运行起重要作用的各个场所，都应能得到相应文件的有效版本，受控文件的发放范围一般按以下规定执行：

　　a、质量手册发放范围：总经理、管理者代表、各部门负责人;

　　b、ISO9001认证程序文件发放范围：总经理、管理者代表、各部门负责人发放全套程序文件;各职能部门和车间发放与该部门有关的程序文件;

　　c、技术性文件按工作实际需要发放，其种类和数量由文件使用部门根据需要提出，文件归口管理部门核准后发放;

　　d、若超出上述发放范围，须经管理者代表批准。

　　4、文件持有者应妥善保管好发给本人使用的文件，不准出借，不准擅自修改和复制。对作废、失效的文件应交回文件归口管理部门。

　　5、使用的文件破损严重，影响使用时，持有者应向文件归口管理部门提出申请，经文件归口管理部门负责人同意后交回旧本，领取新本。

　　6、使用的ISO9001认证文件如有丢失，持有者应说明遗失原因并书面提出申请，经文件归口管理部门负责人审核同意，报管理者代表批准后，文件归口管理部门办理补领手续。同时由文件归口管理部门对丢失的文件做好注销记录。